ব্যবসায় নথি ও অফিস ব্যবস্থাপনা করবেন কিভাবে?

নথি ও অফিস ব্যবস্থাপনা

ব্যবসায় তথ্য ও প্রমাণাদি নথিভুক্তকরণের গুরুত্বঃ

• লেনদেন সম্পর্কিত তথ্য হলো ব্যবসার লিখিত প্রমাণ।
• পণ্য কি পরিমাণ ষ্টকে আছে, কি পরিমাণ বিক্রয় হয়েছে ও কি পরিমাণ একটি নির্দিষ্ট সময়ে উৎপাদন হবে তাৎক্ষণিকভাবে মিলিয়ে দেখা যায়।
• বাজার হতে পণ্য সম্পর্কিত প্রাপ্ত তথ্যের উপর নির্ভর করে উৎপাদন লক্ষ্য স্থির করা সহজ হয়।
• তথ্য নথিভুক্তকরণকে বলা হয় ব্যবসার “মেমরী (Memory)|
• ইহা একটি সংগঠিত প্রক্রিয়া যা ব্যবসাকে নিরাপদে পরিচালনা করতে সহায়তা করে।

নথিভুক্তকরণের প্রয়োজনীয়তাঃ

• প্রমাণ হিসাবে প্রয়োজনের সময় তথ্যসমূহকে সহজপ্রাপ্য করা।
• সমস্ত নথিপত্রকে একই সাথে পাওয়া।
• কাঁচামাল ক্রয় ও বিপণন সম্পর্কিত লেনদেন সহজ করা।
• একই সাথে কয়েকটি ব্যবসা পরিচালনা করা সহজ হয়।
• সময়ের কার্যকরী ব্যবহার নিশ্চিত করা।
• অংশীদারদের সাথে ভুল বোঝাবুঝি এড়ানো যায়।

তথ্য সংরক্ষরণের পদ্ধতিঃ

একই বিষয় সম্পর্কিত নথি ও প্রমাণাদি এক সাথে রাখা। যেমনঃ

• উৎপাদন সম্পর্কিত কাঁচামালের নথি
• বিপণন সম্পর্কিত নথি
• শ্রমিকদের মজুরী বাবদ নথি
• পানি, বিদ্যুৎ, গ্যাস ইত্যাদি বিল প্রদান সংক্রান্ত নথি
• অর্থ লেনদেন ও কিস্তি পরিশোধের নথি।
• সপ্তাহ, মাস ও বৎসরওয়ারী নথি সংরক্ষণ করা।
• বর্ণ বা অক্ষর অনুযায়ী নথিসমূহ সংরক্ষণ করা।
• কয়েকটি ব্যবসা একই সাথে করলে প্রতিটির জন্য আলাদাভাবে প্রমাণাদি সংরক্ষণ করা।

ব্যবসায়িক যোগাযোগের ক্ষেত্রে যে কোন তথ্য কার্যকরী ফলাফল অর্জন করতে হলে তথ্য লিপিবদ্ধকরণ ও প্রেরণের ক্ষেত্রে বিশেষ সতর্কতা অবলম্বন করতে হয়। সে ক্ষেত্রে বিশেষ নিয়ম ও নীতি অবলম্বন করতে হয়। যোগাযোগের ক্ষেত্রে এ নিয়ম নীতি কে 7 Cs of Communication বলে। বিবরণ নিম্নে প্রদত্ত হলো ঃ

০১.     C-Correctness (সঠিকতা):

তথ্য প্রেরণের ক্ষেত্রে, বিশেষ করে বাজার সংক্রান্ত তথ্য প্রেরণের বিষয়ে তথ্যের সঠিকতা যাচাই করে নিতে হবে। তথ্য প্রেরনের ক্ষেত্রে ব্যাকরণের সঠিকতা, সঠিক শব্দ/বাক্য নির্বাচন, সময় জ্ঞান, ভাষা ইত্যাদির  প্রতি যত্নশীল হতে হবে। কোন অবস্থাতেই প্রাপক তথ্য পাওয়ার পর যেন তথ্য প্রেরণকারী সম্পর্কে বিরূপ ধারণা পোষণ না করে সে ব্যাপারে সজাগ দৃষ্টি রাখতে হবে।

০২.    C-Completeness (পরিপূর্ণতা):

তথ্য পরিপূর্ণ রূপ আকারে প্রেরণ করতে হবে। প্রয়োজনে তথ্যের মধ্যে উদাহরণ সন্নিবেশ করে তা প্রাপকের উদ্দেশ্যে প্রেরণ করতে হবে। প্রাপক যাকে তথ্য পাওয়ার পর বিষয় সম্পর্কে একটি পরিস্কার ধারণা পায়।

০৩.    C-Conciseness (সংক্ষিপ্ত):

অনেক সময় প্রাপকের হাতে যথেষ্ট সময় থাকে না লম্বা তথ্য পড়ার। সেক্ষেত্রে, সময় কে বিবেচনায় রেখে ব্যবসায়িক তথ্য যথা সম্ভব সংক্ষিপ্ত আকারে প্রেরণ করতে হবে। বিশেষ বিষয়গুলো বিবেচনায় এনে তথ্য সমৃদ্ধ ও সংক্ষিপ্ত তথ্য প্রেরণ বিশেষ আবশ্যক।

০৪.    C-Clarity (পরিচ্ছন্নতা):

তথ্য প্রেরণের ক্ষেত্রে লক্ষ্য রাখতে হবে যে প্রাপক যেন কোন শব্দ, বাক্য বা উচ্চারণের ক্ষেত্রে কোন জটিলতা না পায়। সে ক্ষেত্রে তথ্য প্রেরণের জন্য স্বচ্ছতা, পূর্ণ ভাষা, সঠিক উচ্চারণ যেন সন্নিবেশিত থাকে সেদিকে তথ্য প্রেরককে সচেষ্ট থাকতে হবে।

০৫.    C-Creativeness (উদ্ভাবনী শক্তি):

ব্যবসায়িক তথ্য প্রেরণের ক্ষেত্রে প্রেরককে অবশ্যই উদ্ভাবনি শক্তির অধিকারী হতে হবে। তথ্য বুঝার জন্য প্রয়োজনে তথ্যের তালিকা, বিভিন্ন ফর্মেট ইত্যাদি আকারে প্রেরণ করতে হবে। এতে প্রাপক বিনা জটিলতায় প্রেরিত তথ্য সম্পর্কে বিশদ ধারণা পাবেন।

০৬.    C-Courtesy (সৌজন্যতা):

সৌজন্যতা বোধ প্রকাশ পেলে ব্যবসা যোগাযোগ ব্যবস্থায় ক্রেতা-বিক্রেতার সম্পর্ক জোরদার হয়। তথ্য প্রেরণের ক্ষেত্রে তথ্যের মধ্যে এমন শব্দ বা বাক্য সন্নিবেশিত করতে হবে যাতে যোগাযোগ সূমধূর হয়। ফলে ব্যবসায়িক সম্পর্ক ধীরে ধীরে বৃদ্ধি পাবে।

০৭.    C-Consideration (বিবেচ্য বিষয়):

তথ্য প্রেরণের সময় তথ্যের বিষয়গুলো সঠিকভাবে সাজাতে হবে। প্রাপকের আগ্রহ, প্রয়োজন, সময়, স্থান, সমস্যা ইত্যাদি বিষয়াদি বিবেচনায় এনে তথ্য প্রেরণ করতে হবে। সব সময় তথ্য প্রেরণের ক্ষেত্রে খেয়াল রাখতে হবে যে তথ্য পাওয়ার পর প্রাপক যেন বিরক্ত না হয়। কার্যকরী তথ্য প্রেরণের ক্ষেত্রে সব সময় প্রাপক কে সামনে বিবেচনায় রেখে বাজার বিষয়ক/ব্যবসা বিষয়ক তথ্য প্রেরণ করতে হবে।